Après la désignation du nom de promotion, les étudiants en cinquième année sont à nouveau contactés par l’Association des Anciens : un appel à bonnes volontés est lancé pour préparer la cérémonie de remise des diplômes.

Cette cérémonie est traditionnellement organisée à la mi-décembre (une semaine avant les vacances de fin d’année), un vendredi soir, pour permettre aux diplômés éloignés d’assister à l’événement. Des invitations sont envoyées par voie postale aussi tôt que possible : les futurs diplômés doivent veiller à mettre leurs coordonnées à jour pour être sûrs de recevoir les informations nécessaires.

La cérémonie se tient dans une salle prestigieuse de la capitale du Nord-Pas-de-Calais : Grand Carré de la Mairie de Lille, Salle d’Honneur de la Chambre de Commerce et d’Industrie... En raison de la taille croissante des promotions (80 étudiants en 2003, 230 en 2006, 350 en 2009) et des capacités des salles disponibles sur la métropole, les diplômés peuvent être généralement accompagnés de deux invités.

La cérémonie débute vers 19h. Elle est parrainée par une personnalité invitée par la promotion : André Kaspi, Jacques Toubon, le consul des Etats-Unis, figurent parmi les derniers invités. Après les messages des autorités locales, de la direction de l’établissement, des Anciens, les diplômés rappellent quelques faits marquants de leur scolarité. Ils reçoivent ensuite leur titre.

Avant de passer au cocktail, les diplômés prennent la pose pour la photographie officielle de la promotion, ensuite vendue par l’Association des Anciens.

Un tour sur le stand des Anciens, puis c’est la fin de la partie "solennelle" de la soirée. Le Gala va débuter...

L’Association des Anciens co-organise la cérémonie de remise des diplômes avec les services de l’IEP ; et assiste le Bureau des étudiants (BDE) pour l’organisation du Gala.